Faire des To Do List efficaces

Je suis une vraie accroe de To Do List. J’en fais quotidiennementparfois même plusieurs fois par jour. Enfin bref, c’est un outil qui fait partie à part entière de ma vie actuelleet puis, on ne va pas se le cacher, c’est extrêmement satisfaisant de cocher ou barrer une tâche réalisée.

L’inconvénient des to Do List, c’est que souvent on sous estime le temps nécessaire pour réaliser chaque tâche qui se trouve dessus. Personnellement, quand j’en fais une et que je me dis que je dois l’avoir finie pour le soir même, cela arrive assez régulièrement de ne pas y arriverdu coup je culpabilise. Enfin ça, c’était avant. Le problème, ce n’était pas tant que je n’étais pas productive mais plutôt que mes « To Do List » étaient trop conséquentes. Aujourd’hui, j’ai trouvé la solution. 

Il y a plusieurs types de To Do List

Je vous le disais dans l’introduction : je suis fan de To Do List. Et c’est probablement pour cette même raison que je peux vous dire qu’il y a plusieurs types de To Do List.

Aujourd’hui, j’en vois principalement trois genres. 

D’abord, il y a la To Do List que l’on utilise pour se vider le cerveau. Si vous suivez un peu Carnet Pétillant, vous savez que je trouve qu’il est extrêmement important d’avoir une organisation qui, à un moment ou à un autre, passe par un support écrit.  Prendre le temps d’écrire les choses permet de ne pas les oublier et surtout, de se vider le cerveau. Tout ce que vous ne prenez pas le temps de mettre sur votre support, ce sont des informations que vous devez garder en tête et donc utiliser une partie de votre énergie qui pourrait facilement être économisée.

Ensuite, il y a la To Do List faite pour un événement spécial. Prenons un exemple concret : vous décidez d’organiser une soirée. La date est fixe et vous avez toute une série de choses qu’il faut faire avant ce fameux événementsimple, clair et net. En général, ce genre de To Do List est faite avec un minimum d’avance. Et donc c’est rare qu’elle rencontre le problème cité dans l’introduction. 

Et pour finir, il y a la To Do List que l’on fait quotidiennement ou dans le pire des cas, de manière hebdomadaire. Ce genre de To Do List reprend – logiquement – ce que vous avez à faire en prenant en compte tous les domaines de votre vie. Personnellement, je fais une To Do List de ce genre tous les jours pour savoir vers où je vais et comment je vais avancer vers mes objectifs. Par ailleurs, c’est généralement avec ce genre de To Do List qu’on s’emballe et qu’on oublie de prendre en compte une donnée primordiale : le temps disponible réel. 

Chacun de ces types de listes a son utilité ainsi que ses avantages et ses inconvénients. Je pense qu’il n’est pas forcément nécessaire de choisir l’un ou l’autre type parce qu’ils se complètent assez facilement. Par ailleurs, la dernière catégorie mérite peut-être un peu plus de préparation avant de se lancer dedans pour éviter de … se laisser déborder et d’être déprimé.

Comment faire des To Do List journalières réalistes ?

Comme vous pouvez vous en doutez, c’est exactement pour les problèmes potentiels cités plus haut que je tenais à vous parler du « Time Blocking ». 

Le Time Blocking, c’est quoi ? 

En fait, c’est assez simple : tout est dans le nom. C’est une méthode de gestion du temps qui consiste à bloquer des créneaux en se limitant à une tâche. Autrement dit, vous divisez vos jours en « blocs » et chacun de ceux-ci est dédié à l’accomplissement d’une tâche très précise.

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Pourquoi utiliser le Time Blocking ? 

Concrètement, j’ai voulu vous faire cet article avec une idée simple en tête : vous montrer qu’il existe une méthode pour faire en sorte que vos To Do List passent du stade « trop long » à  celui de « réalisable ». Par ailleurs, il existe d’autres avantages à l’utilisation de cette méthode. 

Et le deuxième est une conséquence du premier : vous préserver votre état mental. Rien de pire que le sentiment de non-accomplissement à la fin d’une journée. Et sur le long terme, cela peut faire quelques dégâtsoui, j’ai tenté l’expérience, et franchement je ne vous le recommande pas

Ceci étant dit, utiliser le Time blocking pour gérer son temps permet aussi d’éviter le surmenage. Courir constamment pour être plus productif n’est pas tenable. Accomplir beaucoup de choses dans une journée est une chose. Rechercher à en accomplir trop en est une autreet cette dernière option est probablement un très bon moyen de faire un burnout alors autant éviter

Il est également important de noter que le Time Blocking permet d’éviter les choix constants. Lorsque l’on a une To Do List classique sous les yeux et que nous venons de finir une des tâches qui était notée dessus, il vient le fameux moment de choisir dans quoi nous allons nous lancer. En fonction de plusieurs facteurs, comme par exemple notre humeur du jour ou notre niveau de fatigue, ce temps peut être plus ou moins long. Et assez paradoxalement, prendre le temps de couper votre journée en blocs vous permettra d’en gagner puisque justement vous éviterez cette perte inutile. De plus, en simplifiant vos choix, vous préserver une fois de plus votre mental – et encore une fois, c’est tout benef’

L’autre avantage qui découle directement de la définition de la méthode c’est la concentration. En vous concentrant sur une seule chose à la fois, vous avez la possibilité de réellement travailler sur votre tâche, sans aucune distraction. Eviter le multi-tâches c’est se donner les moyens d’améliorer concrètement la tâche sur laquelle nous acceptons de se concentrer. 

Comment mettre en place le Time Blocking 

On possède tous un temps limité par jour composé de 24 heures. En fonction de nos besoins de sommeil, les heures réelles disponibles sont différentes pour chacun mais en moyenne il reste 15 heures à répartir. Concrètement, je repartis ces mêmes heures en créneaux dédiés à certaines actions. 

Le plus simple est d’avoir une liste de vos tâches ou de vos objectifs avant de commencer à découper votre temps. De cette manière vous pensez directement le temps pour une tâche précise et pas l’inverse. 

Un exemple concret est disponible dans le podcast.

Personnellement, je préfère le faire de manière électronique parce que c’est plus facile à modifier si j’ai un imprévu ou si j’ai mal évalué le temps nécessaire pour finir la tâche en question. En plus, il y a des alertes lorsqu’il est l’heure de passer à l’activité suivante. Cependant, rien ne vous empêche de le faire sur un emploi du temps papier. 

Quelques conseils supplémentaires pour mettre en place le Time Blocking 

Cette méthode n’est pas parfaite. Et il faut lui laisser un peu de temps pour lui permettre de faire ses preuves dans votre vie. Par ailleurs, je suis convaincue que quelques conseils pourraient vous faire gagner du temps. 

Il est plus facile de commencer en pensant grand. La plus grosse difficulté de cette méthodeà mon sens lorsque l’on commenceest l’estimation du temps nécessaire pour chaque tâche. Bien que l’évaluation du temps soit au centre de cette méthode, ne vous concentrez pas par sur une définition du temps parfaite mais prévoyez plutôt largesurtout au début. Petit à petit, vous aurez la capacité d’apporter plus de précision dans vos horaires mais il faut se laisser une marge de manœuvre suffisante pour ne pas être frustrée par une mauvaise application de la méthode. 

C’est exactement pour cela qu’au début je vous conseille de vous concentrer sur la précision de la tâche que vous allez faire plutôt que sur la précision du temps qu’il vous faudra. Mais surtout, n’hesitez pas à garder une trace de vos temps de réalisation. C’est une information qui peut être importante pour votre planification future avec le time blocking. Par exemple, quand je prévois un temps pour rédiger un article de blog, je précise la catégorie et le nombre de mots pour avoir un point de comparaison dans l’avenir. 

Ceci étant dit, lorsque vous planifiez votre journée, prenez en compte que vous êtes un humainoui, dit comme cela ça peut être bizarre. Ce que je veux dire c’est qu’il est important de répartir ses tâches en fonction du niveau de concentration qu’elle demande. Alterner entre concentration maximum et relax est fortement conseillé, presque indispensable.

Pourquoi prendre le temps de faire des To Do List réalistes est plus efficace ?

L’étape précédenteou même l’ensemble de cet articlepourrait vous paraître superflue. Je peux le concevoir. Mais pour être totalement honnête avec vous : je pense que c’est une erreur.

Et j’ai un argeument simple : Je suis convaincue que prendre soin de soi est une action totalement indispensable. C’est une action qu’il faut faire encore et encore, quelque soit le stade de la vie dans lequel vous vous trouvez. Et pratiquer le « Time Blocking » est une façon de prendre soin de sa santé mentale parce que vous limitez la frustration et la culpabilité de ne pas assez avancer. Sauf que comme le dit l’expression, pour le faire il faut accepter de prendre le temps. Et c’est un investissement. 

Votre santé mentale n’a pas de prix et rien que pour cela vous devriez prendre le temps de vous ménager. Par ailleurs, sachez qu’en se sentant mieux dans sa tête, on est bien plus efficace et productif. 

Comment faire des To Do List ? La méthode pour faire des To Do List simples et efficace qui vous permettra d'avancer #ToDoList #organisation #lifestyle

Investir aujourd’hui dans de l’organisation qui fera que vous aurez des To Do List réalistes, c’est préserver votre santé mentale de demain ainsi que vous donner toutes les chances d’être plus efficace.

Attention, cet article n’est que les notes de l’épisode de podcast 065 – Faire des To Do List efficaces. La version audio est probablement plus complète.

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