Écrire pour clarifier votre organisation

Nous vivons dans un monde digitalet la situation sanitaire n’a rien arrangé. Et à l’heure actuelle, le temps que nous passons devant nos écrans de verres est considérableça en est d’ailleurs un problème pour certains

Mais prenons-nous vraiment le temps de passer par l’écrit dans nos vies ? 

Pourquoi passer par l’écrit dans votre organisation ? 

Notre mémoire n’est pas des plus fiables. Et même si c’est « un muscle » qu’il est possible d’entrainer jour après jour pour le rendre plus fort, elle a des limites. Et jouer avec ces limites revient parfois à jouer avec notre clarté mentalequi elle, par la suite, peut impacter l’ensemble de notre vie. 

Passer par l’écrit pour figer l’information

Nous recevons tous énormément d’information au quotidien. Et face à cette situation, nous n’avons que deux choix : mettre en place un système pour les retenir ou les laisser partir. Mais ce n’est pas parce que vous décidez de les retenir que vous devez forcément les mémoriser. Vous pouvez passer par l’écrit pour figer ces informations. 

Prendre le temps de passer par l’écrit permet de garder une trace sans pour autant consommer de l’énergie mentale. Nos pensées font la personne que nous sommes. Elles font partie de notre histoire. Elles sont la source de nos actions. Et parfois, elles valent la peine d’être notées. 

De plus, on dit toujours « les paroles s’envolent et les écrits restent ». C’est une bonne habitude à implanter dans sa vie professionnelle que d’avoir des traces. 

Passer par l’écrit pour se concentrer sur ce qui compte  

Votre cerveau n’est pas un disque dur. Notre cerveau n’est pas un disque dur et depuis que j’ai arrêté de traiter le mien de la sorte, tout a changé. Ne plus avoir trop d’information « sur le feu » permet de se concentrer sur ce qui a réellement du sens. 

Finalement, c’est un peu pour la même raison qu’il faut limiter le multitâche. Accepter de faire du multitâche, c’est ne rien faire à fond parce que votre énergie est divisée. Dans le cas de ce qui nous intéresse aujourd’hui, considérer son cerveau comme un disque dur, c’est ne donner une vraie place à rien. C’est considérer que tout est important alors qu’en faisant ça, vous n’avez plus de priorité et donc rien ne l’est. 

Passer par l’écrit pour analyser 

Ceci étant dit, il faut aussi souligner que ce sont les traces d’informations qui permettent par la suite leur analyse. Que vous ayez atteint ou non vos objectifs, en gardant une trace de vos actions vous pouvez soit en dégager ce qui pourra être mieux fait la prochaine fois, soit dupliquer le processus pour la prochaine mission de ce genre. Avoir un processus qui permet de figer l’information, c’est en quelque sorte créer ses propres archives et c’est un système qui peut être bien plus fidèle que notre mémoire. 

Passer par l’écrit permet de prendre du recul sur l’information en elle-même. C’est comme si, à partir du moment où l’information était figée, on prenait de la hauteur pour en avoir une vision plus globale. Le tout en étant plus concentrée sur ce que l’on fait parce que notre esprit est libéré. 

Comment passer par l’écrit de manière efficace ? 

Effectivement, l’idée n’est pas d’écrire absolument tout ce que vous avez en tête. C’est toujours une question d’équilibre. Alors ce que vous devez prendre le temps d’écrire, c’est ce qui est réellement pertinent pour vouset ça, je ne saurais vous dire qu’est ce que c’est exactement puisque cela dépend de vous et votre vie. 

Définir la pertinence 

Certaines pensées ne valent pas la peine de durée alors il faut les accepter et puis les laisser partir. Elles participent elles aussi à l’équilibreà leur manière. Vous seul pouvez définir ce qu’il est pertinent de garder et ce qu’il est pertinent de laisser partir. 

Ça fait un moment maintenant que je passe par l’écrit dans mon organisation, mais aussi dans ma vie de manière plus générale. Et en fait, il y a plein de manières de « passer par l’écrit » dans sa vie. Il y a le journaling pour une écriture plus approfondie. Il y a le Bullet Journal pour une écriture axée organisation. D’ailleurs selon Carroll Ryder, une manière de commencer à passer par l’écrit, c’est de prendre des notes simplementça peut être à la suite lecture d’un livre pour figer les enseignements

Définir le lieu 

Mais étant donné que je ne peux pas sélectionner les informations pertinentes pour vous, je n’ai que peu de conseils pour commencer à passer concrètement à l’écrit pour gagner en efficacité. Au-delà de définir une raison de figer l’information sur le papier, il faut définir un lieu pour ce faire. Que vous soyez de la Team papier ou de la Team digitale, vous devez avoir un lieu précis et défini pour figer vos écrits. 

Ce lieu en question peut varier en fonction de la nature de vos pensées, mais il doit être défini. Vous pouvez avoir un lieu pour figer vos tâchescomme une To Do List, un autre pour figer vos notes plus variées … Il faut évidemment faire ce qui vous convient le mieux. Vous devez définir ce lieu en fonction de votre mode de fonctionnement et il faut qu’il soit le plus accessible possible. Plus les processus sont simples et plus on est poussé à les utiliser concrètement. 

Personnellement, je pense qu’il n’y a rien de plus simple qu’un lieu unique deux touts au plus. Cela permet de ne pas se poser trop de questions. Si vous savez que vous avez une information à figer, mais que vous passez plus de temps à vous demander où vous allez la mettre qu’à la déposer, cela ne peut pas tenir sur la durée. 

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Et en plus d’avoir un lieu unique, je trouve ça plus simple que ce lieu en question soit physique. Le papier permet de remettre en question la pertinence de par sa forme. Si vous devez faire l’effort d’écrire, vous aurez tendance à vous demander si c’est vraiment pertinent alors qu’un copier-coller pourrait induire une prise de note faussée même si oui, le papier à ses limites. Encore une fois, c’est toujours une question d’équilibre parce que si c’est trop dur, vous abandonnerez. 

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Au début, c’est un effort. Cela demande une discipline. Mais après un certain temps, cela devient une habitude. Petit à petit, elle demandera moins d’effort. Et comme tout processus automatique, il est bon de le revoir de temps en temps.

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Prendre le temps de mettre en place des habitudes saines et bonnes pour soi, c’est un investissement qui vaut la peine puisque vous ne pensez plus à l’action, mais vous savez qu’elle vous rapproche de vos objectifs en l’appliquant. Et je suis sincèrement convaincue que celle de passer par l’écrit est un investissement avec des retombées des positifs. Prendre le temps de figer l’information peut faire la différence dans la vie et peut-être alors sur la vôtre. 

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Attention, cet article n’est que les notes de l’épisode de podcast 082 – « Écrire pour clarifier votre organisation » . La version audio est probablement plus complète.

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