5 astuces pour avoir des To Do List plus efficaces

Je suis une fan de To Do List. Mais en réalité, pendant très longtemps, j’ai appliqué cette méthode d’organisation à ma vie sans réellement la remettre en question alors qu’elle comportait pleiiiiiiiiiiin d’erreursqui impactaient ma productivité. Aujourd’hui, éviter de faire ces 5 erreurs, me permet d’être plus efficace. 

Comment améliorer une To Do List ? 

Pour que votre To Do List soit efficace, il faut qu’elle soit écrite 

Tout ce que vous prenez le temps d’écrire, c’est une opportunité de plus d’avoir une vision claire.

Dans un premier temps, écrire votre To Do List permet simplement de capturer vos pensées pour ne pas vous laisser envahir par elles. Le plus simple est d’avoir un endroit dédié à cette tâche, extrêmement facile d’accès. Le but n’est pas de traiter l’information, mais bien de la figer sur le papier pour se vider le cerveau.  

Dans un second temps, il sera question d’avoir une To Do List pour une période définie. Et encore une fois, tout ce que vous prenez le temps de mettre à l’écrit, ce sont des informations que vous ne devez pas prendre le temps de mémoriseret par la suite de vous rappeler. Autrement dit, cela vous permet d’utiliser votre énergie mentale pour des tâches plus importantes que votre To Do List parce que cela n’a pas grand intérêt

En bref, en écrivant sa To Do List, l’objectif est double. D’un côté, vous gardez votre attention sur ce que vous faites sans pour autant renoncer à vos pensées puisque vous les capturez. D’un autre côté, vous avez une trace écrite de ce que vous avez à faire et donc vous n’utilisez pas votre énergie mentale inutilement. 

Éviter qu’elle soit trop générale 

Lorsqu’on fait une To Do Listparticulièrement lorsqu’il s’agit d’une à boucler dans un temps imparti, il peut être intéressant de se poser deux questions pour qu’elle soit plus efficace : 

  • Est-ce que ce qu’il se trouve dessus est pertinent ? C’est une question qui permet de s’assurer que ce qu’on fait va sert nos objectifs pour avoir un réel impact. 
  • Est-ce que ce qui se trouve dessus peut-être rassemblé en plusieurs catégories ? C’est une question qui permet de mettre en place le batching et cela peut-être très utile, même si vous n’appliquez pas cette méthode systématiquement.

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À partir du moment où la réponse est non à au moins une des deux questions, j’estime que ma To Do List est trop générale. Dans le premier cas, vous utilisez du temps qui ne vous fait pas réellement avancer. Dans le second, si vous n’avez rien de similaire, est-ce un domaine que vous devez prendre le temps de traitern’est-il pas isolé pour une bonne raison ? Inévitablement avec une To Do List générale, quand je vais m’y mettre, je ne vais pas avancer et je vais perdre du temps.

Avoir une To Do List avec des tâches spécifiques permet de savoir exactement ce que vous avez à faire, mais aussi exactement quand cette tâche en question est finiet oui, en général quand c’est spécifique cela répond positivement aux questions ci-dessus. De plus, c’est un moyen de s’assurer que vous êtes réellement productif et non occupéet oui, ce sont des choses différentes

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Établir des priorités sur votre To Do List 

Tout ne peut pas être important. Voir les choses comme ceci, c’est en réalité n’accorder de l’importance à aucune action se trouvant sur votre liste. Avoir une hiérarchisation de vos actions permettra de répartir les tâches en fonction de leur importante et donc leur accorder l’attention qu’elles méritent. 

Il est possible de résoudre le problème de deux manières. 

  • La première option c’est de se fixer trois priorités par jour qui doivent impérativement être accomplies. C’est une méthode qui permet de commencer par le plus important. Ceci étant, il faut déjà un minimum de hiérarchisation pour mettre en place concrètement cette méthode. 
  • La deuxième option, c’est de travailler avec la matrice d’Eisenhower pour définir ce qui mérite votre attention en priorité. C’est la méthode idéale qui permet de définir des priorités lorsque l’on pense que tout est important. Il existe toujours une hiérarchiemême si parfois, nous avons du mal à nous en rendre compte – et cette méthode permet d’éclaircir la situation. 

Éviter de trop remplir votre To Do List 

Encore une fois, cela s’applique plus aux To Do List quotidiennes qu’aux To Do List « vide cerveau ». Ce n’est pas parce que nous avons 24 heures dans une journée que nous avons 24 heures de disponibles pour accomplir des actions de notre fameuse To Do List. Inévitablement, il faut compter quelques heures pour dormir, manger et se vider la tête. 

En remplissant votre To Do List sans prendre en compte vos périodes de repos, vous ne vous donnez aucune chance de la finir. Et à la longue, cela peut avoir des conséquences, surtout si vous êtes du genre à toujours vouloir faire plus. Acceptez aujourd’hui que votre To Do List comporte un nombre limité d’actions, ce n’est pas revoir ces objectifs à la baisse. C’est simplement être réaliste et faire attention à votre santé physique et mentale. 

Pour que votre To Do List soit réaliste, il faut utiliser le Time Blocking 

Ce point-ci découle directement du précédent. 

L’inconvénient des To Do List, c’est que souvent quand j’en fais une et je me dis que je dois l’avoir fini pour le soir même et je n’y arrive pasdu coup je culpabilise. Le problème, ce n’était pas tant que je n’étais pas productive, mais plutôt que mes « To Do List » étaient trop conséquentes. Pour faire face à ces soucis, j’ai mis en place le Time Blocking. 

Pour la faire courte, c’est une méthode de gestion du temps qui consiste à bloquer des créneaux en se limitant à une tâche. La différence avec une To Do List classique, c’est que l’on prend conscience du temps nécessaire pour réaliser les tâches et donc la liste passe du stade « trop long » à  celui de « réalisable ». En plus, en fixant des limites temps consacrés à une seule chose, on évite de se disperser avec le multitâches.

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Comment réussir ses To Do List pour être plus efficace ?

Une To Do List parfaite et universelle n’existe pas. Chacune de nos To Do List va être à l’image de la personne que nous sommes puisqu’elle représente nos journées. Alors quelle personne voulez-vous être ? 

Peut-être que c’est une question un peu trop existentielle pour un article sur les To Do List … mais ça, c’est un autre débat. 

4 commentaires sur “5 astuces pour avoir des To Do List plus efficaces

    1. Hello, que je te comprends ! Il y a un truc que je ne dis pas dans l’article mais en fait, ce qui m’a aussi aidé, c’est de simplement me lancer et de pas trop me prendre la tête pour faire LA to do list parfaite … Je pose ça là haha. Bonne journée 🙂

  1. Salut. Je suis vraiment contente d’avoir trouvé ton blog. J’ai décidé de mieux m’organiser, particulièrement dans mon travail. Tes conseils vont beaucoup m’aider, car c’est vrai que mes To Do List sont trop générales. Puis, je finis toujours par les oublier.

    1. J’espère alors que je pourrais t’aider :). Et par rapport au fait d’oublier tes to do list, une bonne option, c’est de toujours les faire au même endroit et/ou de la même manière. Par exemple, en la faisant dans une application note sur notre téléphone, on pense plus à checker la précédente en créant la suivante au même endroit.

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